Es una especie de recordatorio para que visiten nuestra web y nuestro blog y las estadísticas lo confirman: el día que se envía el boletín se produce un gran aumento de las visitas a las páginas.

Los picos más altos de este gráfico corresponden
a los días en los que enviamos boletines.

¿Qué contenidos difundís en él?
Son pequeños resúmenes de las noticias que durante una semana han aparecido en el blog, el sitio donde publicamos toda la información de actualidad. Estos resúmenes van enlazados a la versión completa de las informaciones del blog.

El boletín suele disponer de varias secciones habituales: noticias destacadas, necesidades de voluntariado, agenda, formación, publicaciones, medios de comunicación, herramientas de internet, recursos y lecturas recomendadas.

Captura de pantalla de un boletín enviado
en abril de 2009. Pincha para ampliar

¿Con qué herramientas diseñáis y enviáis vuestro boletín?
Antes se diseñaba con DreamWeaver y se enviaba a través de Outlook Express, ambos programas privativos. El segundo nos daba problemas de saturación. La gestión de las suscripciones era manual y no había forma visible de suscribirse.

Captura de pantalla de la plantilla del boletín insertada en la aplicación de envío

Ahora utilizamos una plantilla de HTML, editada con cualquier programa libre como Nvu o Quanta. Una vez diseñado el boletín, se envía a través de una aplicación libre llamada Mailpress, que también es la encargada de gestionar automáticamente las altas y bajas de las suscripciones. Esta herramienta además nos permite insertar un cajetín de suscripción en nuestra web y blog (y próximamente en otros sitios) para que cualquiera pueda suscribirse.

Todas estas herramientas se pueden manejar desde cualquier ordenador, haciendo posible enviar el boletín también si nos conectamos en otro equipo que no esté en la oficina.

Es importante indicar que la aplicación Mailpress es parte del programa libre y gratuito que utilizamos para publicar el blog: WordPress.

¿Por qué elegísteis esta forma de hacerlo?
Por varias razones:

• Automatiza la gestión de suscripciones, ahorrándonos trabajo.
• Disponer de un cajetín de suscripción aumenta la posibilidad de aumentar el número de suscripciones.
• Son aplicaciones de software libre, con cuyos principios estamos conformes.
• Es mejor que lo reflejado en un boletín además pueda consultarse en un sitio web o un blog, así las informaciones no se quedan en los correos de varios miles de personas, sino que son consultables en cualquier momento por cualquiera.

¿Qué limitaciones o inconvenientes tiene?
Hemos tenido un caso de una persona con problemas de codificación en su boletín, es decir, alguien que no ve correctamente las letras con tildes del boletín. Por otro lado, la aplicación da un error a la hora de consultar en web el boletín, que esperamos arreglar en breve.

¿Qué recursos hemos invertido en este boletín?
Una empresa nos preparó la plantilla. Las aplicaciones que utilizamos son gratuitas. Una persona dedica un par de horas a la semana en organizar la información, lanzar el boletín y promover nuevas suscripciones.

¿Por qué visteis la necesidad de desarrollar un boletín?
Fundación Adsis ya contaba con un boletín trimestral en papel desde 2004. El objetivo principal del boletín ha sido siempre informar a nuestra base social sobre las actividades y proyectos que desarrollamos, conocer mejor a las personas que formamos la organización (voluntariado, colaboradores, trabajadores…).

Además, entendemos también el boletín como una herramienta de sensibilización sobre cooperación, comercio justo y jóvenes en situación de riesgo. Este año apostamos por crear un e-boletín, en formato digital para ir haciendo el traspaso y que a medio plazo se pueda ir eliminando el boletín en papel (por motivos básicamente de compromiso medioambiental).

La información que aparece es básicamente la misma y la comodidad de leerlo a través de internet permite más libertad y vínculos a otra información de la web. Hace un mes lanzamos el nº1 del e-boletín con éxito.

¿Qué contenidos difundís en él?

Los contenidos se deciden trimestralmente y se clasifica la información en secciones: cooperación, jóvenes y voluntariado, gente Adsis, empresas solidarias, noticias, agenda y el tema de portada. No siempre son fijas porque a veces la actualidad nos permite modificar las secciones, pero básicamente son estas. Optamos por un boletín corto, no el formato revista, por temas de costes y porque creemos que no hace falta avasallar con tanta información.

La periodicidad tanto del boletín papel como del e-boletín es trimestral, de momento. A la larga queremos que el digital pueda ser bimensual o mensual, en función de las noticias. Permite enviar noticias más inmediatas, temas más urgentes.

¿Con qué herramientas diseñáis y enviáis vuestro boletín?
Una herramienta creada por la empresa que nos hizo la web para tal finalidad.

¿Por qué elegisteis esta herramienta?
Porque la empresa con la que trabajábamos nos daba la suficiente confianza y porque se trata de una herramienta muy completa que cuenta con estos elementos :
- es fácil de usar.
- hace doble actualización en la subscripción y desuscripción.
- se trata de una herramienta que controla los problemas de spam que tienen muchos boletines.
- permite enviar el boletín con lenguaje HTML que se puedan visualizar con la mayoría de los navegadores.
- elabora estadísticas de todos los envíos: aperturas del boletín, clics en los links, etc.

¿De qué manera gestionáis las suscripciones?
- principalmente, de manera automática a través de la herramienta de gestión. A través de un formulario en la web la gente se suscribe y tiene que confirmar desde su mail que se ha suscrito (lo mismo para las desuscripciones).
- también permitimos la suscripción vía telefónica, por mail o rellenando un papel. Estos datos los entramos manualmente a la base de datos.

¿Qué limitaciones o inconvenientes tiene?
- a veces, a la hora de sacar listados específicos del gestor del boletín hay algún problema.
- algún navegador no ve correctamente el mail.
- el tener que lidiar con otra base de datos paralela (la global de la fundación) que no permite integrar la base de datos del boletín.

¿Qué recursos habéis invertido en este boletín?
El e-boletín se elabora desde el Departamento de Comunicación con la herramienta contratada. Contamos con el asesoramiento técnico de la empresa externa para errores detectados en el envío.

Los contenidos los elaboramos desde el departamento de comunicación, concretamente la misma persona que elabora los contenidos de la web y el boletín en papel.

Más información

• Consulta el boletín de marzo de Fundación Adsis
• Suscríbete a su boletín digtal

¿Por qué visteis la necesidad de desarrollar un boletín? ¿Qué contenidos difundís en él?
Dos son las razones fundamentales que nos motivaron a elaborar el boletín Infoscout. Por una parte, la necesidad de acercar a los grupos scouts las actividades y programas que se desarrollan desde la organización, acciones que van dirigidas a los y las jóvenes scouts.

Por otro lado, el Infoscout nos permite proyectar nuestra manera de entender la comunicación, como una importante herramienta de sensibilización y formación. La información y contenidos del boletín tienen como objetivo motivar a que los y las jóvenes amplíen sus conocimientos sobre temáticas sociales y educativas, medioambientales, iniciativas solidarias. Se trata de facilitar recursos, enlaces y contenidos actuales que profundicen en temas sobre los que la entidad trabaja: derechos de la infancia, coeducación, integración, eliminación de la discriminación, salud, medio ambiente, voluntariado, cooperación al desarrollo.

En función de las temáticas, también elaboramos boletines especiales.

¿Con qué herramientas diseñáis y enviáis vuestro boletín?
Además de cuidar los contenidos, intentamos mimar el diseño, hacerlo atractivo y diferente, dentro de una estructura de contenidos ya establecida (tres noticias principales, otros enlaces de interés, recursos, scouts en los medios, campañas…).

El diseño se realiza con CorelDraw, Dreamweaver y PhotoShop, lo que nos permite ampliar las posibilidades de diseño. El boletín se envía por SendBlaster, un programa que utiliza plug-in de WordPress. En la oficina contamos con los programas que hemos señalado.

Capturas de pantalla de Infoscout y de SendBlaster en acción

¿Por qué elegísteis esta herramienta?
Por las posibilidades de diseño que los programas ofrecen. El SendBlaster ofrece la posibilidad de actualizar automáticamente las listas de correos y enviar el boletín a un número ilimitado de direcciones.

¿De qué manera gestionáis las suscripciones?
Inicialmente enviábamos el Infoscout por Outlook a las personas que estaban dadas de alta en la intranet de la organización y a las plataformas y espacios de participación a los que pertenecemos. Pero esa lista se ha ido ampliando y, desde hace apenas un mes, hemos insertado un cajetín de suscripción en el apartado Infoscout de la página web, y en breve la opción de “suscríbete” y “enviar a un amigo” se incluirá en el propio boletín. La gestión es automática, se realiza gracias a un plug-in de WordPress.

¿Qué limitaciones o inconvenientes tiene?
Los mayores inconvenientes los estamos teniendo en facilitar la accesibilidad al boletín, ya que se trata de varias imágenes insertadas en un html. Estamos trabajando para poder contar con un boletín accesible para todas las personas sin que ello nos limite el diseño.

¿Qué recursos habéis invertido en este boletín?
Todo el boletín se realiza desde el área de comunicación, con el apoyo técnico del informático. Las noticias que recoge el Infoscout son las informaciones que dan contenido a nuestra página web, más la búsqueda específica de enlaces y recursos.

Daniel González, webmaster de Save the Children, cuenta las claves del boletín de su organización.

Save the Children envía una noticia en cada mensaje, no un boletín completo

Esquema de la entrevista

• Objetivo: fidelización, que las visitas no tengan que acordarse de visitar la web
• Antes: se enviaba un boletín de vez en cuando (no había plazo), maquetado mediante Dreamweaver y enviado a través de Outlook.
• Herramienta: desarrollada a medida.
• Proceso de envío: el gestor permite publicar o publicar y enviar además la noticia a las personas suscritas.
• Proceso de suscripción automatizado.
• Recursos: un informático contratado.

Herramienta para publicar noticias en la web de Save the Children. En la parte inferior se observa un botón para publicar la noticia y además enviarla a las personas suscritas

Debate: ¿boletín o noticias?

• Envían un boletín con una única noticia
• No tienen capacidad de generar un boletín cada poco, así que la frecuencia de envío sería demasiado larga.
• Plazo de envío: semanal.
• ¿Contenidos? No enviamos todas las noticias que publicamos en la web
• La ventaja de mandar una noticia es que si el usuario sólo tiene cinco minutos, va a poder leer una noticia.

Una única noticia que transmita inmediatez. Si están bombardeando en Gaza o hay una ofensiva en el Congo, con el envío de noticias esto podemos hacerlo de forma inmediata en lugar de contar un mes después todo lo sucedido.

Más info

• Leer la entrevista completa.
• ¿Cómo hacen las ONG sus boletines electrónicos?

Estas son las preguntas. En cuanto tenga las respuestas, las compartiré.

Si alguien que las lea quiere respondérselas o enviárselas a alguna organización… ¡que se anime a hacerlo ya!

• ¿Por qué vísteis la necesidad de desarrollar un boletín? ¿Qué contenidos difundís en él?
• ¿Con qué herramientas diseñáis y enviáis vuestro boletín? (¿Utilizáis plantillas?, ¿Utilizáis algún programa de diseño?, ¿Enviáis el boletín por Outlook o por algún programa especial?, ¿Esas herramientas las tenéis instaladas en la oficina o son online?)
• ¿Por qué elegísteis esta herramienta?
• ¿De qué manera gestionáis las suscripciones? (¿Tenéis un cajetín de suscripción en vuestra web?, ¿Toda la gestión es automática o manual?)
• ¿Qué limitaciones o inconvenientes tiene? (Accesibilidad, diseño, codificación de caracteres (tildes que salen raras)…)
• ¿Qué recursos habéis invertido en este boletín? (Diseño, una empresa os hizo la herramienta, es una aplicación interna de vuestra web, etc.)

¡Ah! También he pedido capturas de pantalla del proceso interno de diseño y envío de los boletines.

Objetivo de tó esto: compartir el conocimiento.

¿Cómo funciona Zookoda? La verdad es que no me parece muy intuitivo, así que os doy algunas pistas sobre sus opciones. Lo primero que hay que hacer -evidentemente- es crear una cuenta en el servicio.

Una vez dentro, esta pantalla será nuestro escritorio.

Aparece un menú en la parte superior. Los siguientes puntos corresponden a explicaciones de cada parte de ese menú y los puntos de segundo nivel a botones internos de cada sección del menú.

mailing list

- new mailing list: puedes tener varias bases de datos para enviar uno o varios boletines. Con esta opción creas una nueva.

- fields: puedes añadir a la base de datos cuantos campos desees. Los campos que señales como activos aparecerán luego en el formulario de suscripción. Cuidado con pedir muchos datos… cuanto más trabajo hagas hacer, menos participación tendrás

- view records: así ves cuánta gente hay apuntada al boletín… puedes exportar la lista

subscriptions forms

- new form / edit: para personalizar el formulario de suscripción. En “Customise Confirmation Email” puedes redactar el mensaje de confirmación

- counters: permite incluir en tu web/blog un contador de las personas suscritas

emails: aquí editas el contenido del boletín

- preview: previsualiza el boletín

- edit content: editar contenido

— manage email feed: es lo primero que tienes que hacer cada vez que envíes un boletín nuevo… vete ahí y pon “add new posts” y “refresh existing posts” y luego botón submit. Así aparecen los nuevos posts publicados

— order posts: aquí puedes cambiar el orden arrastrando los posts de un lado a otro. En cada boletín hay varios artículos de primera categoría (los nuevos) y otros de los que sólo se muestra el titular, que se localizan en la parte inferior y vienen encabezados por el epígrafe “quizá te hayas perdido estos artículos anteriores” (o algo así). Por esta razón hay algunos posts que tienes que marcar como “sent” y otros como “new”… los “sent” aparecen como de segunda categoría

- send test mail: te envía una prueba del boletín

broadcasts: con esto programas el envío una vez configurado el contenido del boletín.

- new broadcast: tienes que rellenar un formulario. Debes programar fecha y hora. Generalmente tienes que darle entre media hora y una hora de tiempo. Pulsa en submit y luego acepta todas las condiciones. Aparecerá el título del boletín que hayas indicado con una cuenta atrás

reports: informes con estadísticas de los envíos

library: hemeroteca con todos los boletines enviados

Un blog es una página web que, entre sus características, incluye un sistema de suscripción muy sencillo que conocemos como RSS. Sin embargo, la mayoría de las personas aún no está familiarizadas con este sistema y prefieren utilizar suscripciones por correo-e y boletines para mantenerse informados e informadas de las actualizaciones de un sitio determinado.

Algunos sistemas de publicación de blogs incluye la opción de crear suscripciones por correo electrónico, sin embargo la mayoría no disponen de este sistema.

La solución para ellos es utilizar una herramienta complementaria. En este tutorial te vamos a proponer utilizar FeedBurner.

Este sistema te permite, entre otras cosas:

• Ofrecer a los internautas que reciban las actualizaciones de tu blog en su buzón y no tengan que acordarse de visitarlo
• Incluir una caja en la portada de tu blog para que los internautas sólo tengan que escribir su dirección de correo y pulsar un botón para suscribirse. Esa caja la incluiremos en un blog de Blogger. ¡¡Tú puedes hacer lo mismo con el tuyo!!
• Controlar el número de suscriptores que tiene nuestro blog para medir su impacto
• Los suscriptores y suscriptoras recibirán un mensaje en su buzón con todo lo que se haya publicado durante un día en el blog. Si un día no se publica nada, no recibirán ningún mensaje. Si un día se publica una única cosa, les llegará ese artículo. Si se publican varias, les llegará un mensaje con todos los artículos de ese día.

¿Te interesa? ¡Empezamos!

Teclea en tu navegador www.feedburner.com. En la parte superior derecha, pulsa en la palabra “Languages”.

En la pantalla que se abre, te dan la opción del idioma en el que quieres trabajar. Pulsa en “Español”. La traducción del sistema -como comprobarás- no está completa. Pero nos ayudará.

Estamos de nuevo en la portada, pero en su versión en castellano. Ahora busca en la parte superior derecha la palabra “Regístrate”. Vamos a crearnos una cuenta en el servicio para poder utilizarlo.

El formulario de registro, como ves, es muy sencillo. Te recomiendo que apuntes el usuario, la contraseña y la dirección de correo-e que escribes para poder volver a utilizar el sistema sin ningún tipo de problemas. El nombre de usuario debe escribirse en minúsculas, sin espacios ni caracteres extraños como tildes. Pulsa en “Iniciar sesión” cuando acabes.

La siguiente página indica que no existe aún nada configurado. Ofrecen un campo en el que deberemos introducir la dirección de nuestro blog. A continuación, pulsa en “Siguiente”.

En la siguiente pantalla nos dan a elegir dos formatos de suscripción. De momento elegiremos cualquiera de los dos, porque nos servirán igualmente. Pulsamos luego en “Siguiente”.

Ya tenemos casi lista la primera parte de este tutorial. Tenemos que confirmar el título y la dirección del RSS que estamos creando. Pulsad simplemente en “Activar Feed”.

En la siguiente pantalla nos informan de los servicios que nos da este sistemas. Busca en la parte inferior de la página la expresión “Ir directamente a la gestión de tu feed”.

Aparecerá un completo panel de control con muchas opciones. En la parte superior hay cinco pestañas. Pulsa en la que reza “Publicize”.

En la siguiente pantalla aparecerá un menú izquierdo. Busca la opción “Suscripciones por Email” y pulsa en ella. ¡Ya estamos cerca!

En esta pantalla pulsa directamente en el botón “Activar”.

En la siguiente pantalla haremos dos cosas. La primera, escoger en el desplegable el idioma de la suscripción. En nuestro caso será el español.

Un poco más abajo del despegable abrá una caja con lenguaje HTML. Copia todo ese código. Ha llegado el solemne momento de pegarlo en nuestro blog.

Entramos en el administrador de nuestro blog en Blogger y escogemos la pestaña “Plantilla”. En ella pulsamos en el botón “Añadir un elemento de página”.

Aparecerá una ventana más pequeña en la que debemos seleccionar entre varios tipos de elementos. Escogemos el que se llama “HTML/Javascript”. Pulsamos en “Añadir al blog” para usarlo.

Entonces aparecerá otra ventana pequeña. En ella escribiremos un título informativo como “Suscríbete para recibir en tu correo los nuevos artículos del blog”. En la caja de contenido pegaremos el código HTML que copiamos en el último paso de FeedBurner. Pulsa en el botón “Guardar cambios” cuando acabes.

¡Magia! Si actualizas tu blog podrás comprobar cómo en él aparece la caja de suscripción.

Aunque parezca práctico, mejor evitar mezclar el objetivo de actualizar y completar una base de datos de entidades con el difundir información a través de un boletín.

Insisto: no tenéis ni idea de cómo los comentarios que dejáis por aquí me ayudan en un montón de cosas.

Zookoda es una alternativa más completa que Feedburner.

Ambos sistemas se basan en el RSS. ¡¡Esto es indispensable!! Con él, envían los materiales que vas publicando en un sistema.

Yo recomendaría el segundo para gente que no quiera complicarse la vida. La diferencia es que Feedburner lo envía todo con una estética similar. Envía todos tus posts cada día, siempre y cuando publiques algo. Te ofrece algunos datos sobre suscriptorxs por correo-e y por RSS. Te evita tener que currarte un mensaje de boletín y gestionar las cuentas. Va solito. Un ejemplo ideal para incluir Feedburner es un blog personal como éste.

Zookoda servirá mejor para iniciativas en las que el envío de un boletín más currado sea algo valorable. Un ejemplo es ChandraLAB.

Te permite:

• Elegir qué artículos, en qué orden y cuándo los quieres enviar. ¡Programarlo!
• Elegir a quién se lo envías.
• Personalizar el diseño del boletín y la caja de suscripción a través del CSS. En esta además puedes pedir más datos, si los necesitas.
• Consultar muchos más datos sobre lectura y actividad con los envíos.

Ahora bien: está claro que es un sistema un poco más esclavo que Feedburner. Obliga a trabajar un poco más… más que nada porque de Feedburner te olvidas porque furula solito.

Como ejemplo os pongo el boletín de ChandraLAB en modo imagen:

Y el boletín en modo web.

Hay que destacar algo. A partir de la proliferación del uso de los CMS y el RSS, los boletines no se diseñan de manera aislada. El proceso evoluciona. Se generan contenidos para un sitio web y los boletines vienen a ser una selección de esos contenidos, con sus pertinentes enlaces.

Más información:
Tutorial de Feedburner

Pido mucho, ¿no? Bueno, no es para mí