No más foros ni encuentros sin wifi y espacio online

wifiNo es un capricho. Ofrecer recursos como conexión wifi y espacio online multiplica la difusión, las conversaciones y, por tanto, el aprovechamiento del esfuerzo invertido en organizar congresos, foros y jornadas.

“Lamentablemente no pude asistir al evento pero sí lo seguí por Twitter”, declara Dani Vilaró sobre un acto con representantes de la política organizado por ONG en Barcelona. A través de un espacio online, pudo estar al tanto de una cobertura ágil y divertida, además de leer comentarios y participar con sus opiniones.

Otro ejemplo de cobertura online es la que anualmente se organiza para el encuentro Cooperación 2.0 que se celebra cada año en Gijón.

¿Por qué ofrecer wifi y un espacio online?

  • Lograr más difusión
  • Conseguir más asistencia, incluso de quienes no puedan acercarse
  • Conseguir más aportaciones, online o en la sala
  • Posiblemente se expondrán aportaciones que en la sala no se compartirán
  • Para compartir la documentación generada
  • Disponer de una memoria online de la actividad
  • Por coherencia, sobre todo si se trata de un acto sobre comunicación, internet y/o participación

Por tanto, aprovechar más y mejor los recursos invertidos en la organización del acto.

Ideas para la organización online de actos

  • Busca una sala o espacio con wifi abierto. Si lo tiene cerrado, localiza y comparte la contraseña de forma visible. ¡Y avisa a quienes asisten con antelación! Así llevarán sus equipos preparados
  • Abre un espacio online colaborativo, algo tipo wiki, en el que las personas puedan compartir sus impresiones y documentos. Para conseguir aportaciones, el espacio tiene que ser sencillo de utilizar, sin muchos impedimentos como largos procesos de registro. No hace falta que actualices todo, comprobarás que muchas personas aportarán sus propios documentos
  • También puedes animar a que la cobertura y discusión sean descentralizadas: en diferentes espacios personales y de otras organizaciones. Localiza a una o más personas relacionadas con el tema y que tengan blog interesante. Invítalas al encuentro (pagándoles al menos los gastos) para que realicen una cobertura online de lo que se exponga
  • Inventa alguna palabra clave (tag o hashtag) y anúnciala al principio de la actividad y en la web. Así las personas que cubran u opinen online de la misma podrán etiquetarla. De esta manera se localiza más fácilmente la información. Para ir calentando motores, generar expectación y lograr los primeros consensos puedes hacer una encuesta entre tu comunidad y pedir a la gente que opte por el hashtag más adecuado
  • Visibiliza la participación. En los turnos de palabras, en las actividades abiertas a la participación, selecciona y lee las aportaciones que hayan surgido online. También es posible visibilizar comentarios (por ejemplo, los de Twitter) en una pantalla. Si dura más de un día, proyecta al inicio o final de la jornada las fotografías que se hayan podido compartir y los comentarios generados online después de la sesión. ¡Crearás comunidad!
  • Recopila todo lo aportado. Durante y tras las jornadas, recoge, organiza y visibiliza en tu web a través de enlaces todo lo que se ha ido publicando al respecto

Artículo elaborado colaborativamente con Jordi de Miguel y Laura Sancho.

Foto: güneş in wonderland, cc en flickr



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