Concepto

Documento básico de información que se envía desde una institución, entidad o empresa a un medio de comunicación con el fin de que éste medio la reproduzca y dé a conocer una realidad. Es -por otro lado- la herramienta básica de trabajo en el periodismo.

Se caracteriza por:

  • Ofrecer datos sobre un tema muy concreto.
  • No contener opinión.
  • Ser breve, directa y concisa.

Estructura

Elementos que componen la nota de prensa:

  • Logotipo, membrete. En la cabecera del documento se incluye el logo de la entidad o las entidades que envían la nota.
  • Fecha de envío y -si se requiere- fecha y hora de embargo.
  • Título. Es un resumen atractivo de la información.
  • Entradilla. Sintetiza el contenido más relevante en pocas líneas, respondiendo a las uves dobles periodísticas (qué, quién, dónde, cuándo, cómo y por qué).
  • Cuerpo. Desarrollo de la información, recupera y completa esas uves dobles.
  • Aviso de anexo. Indica si la nota adjunta alguna fotografía, dossier de prensa, estudio o cualquier otro tipo de archivo y describe la extensión, autoría y calidad del mismo.
  • Pie de página con datos de contacto para ampliar la información: dirección web, nombre de la persona de contacto, cargo, correo-e, teléfono, fax, horario para localizar al contacto, etc.

Consejos sobre contenido

Como afirma Miguel del Río Martínez, Jefe de Relaciones Institucionales y Comunicación del Parlamento de Cantabria, “el comunicado debe presentar una información noticiable, y si lo que queremos vender no llega siquiera a ser noticia, al menos tenemos que remitirlo de una manera original, algo que sí nos abrirá la puerta a su posible publicación o emisión”.

Sobre el contenido de la nota, podemos recomendar:

  • La información y su redacción debe convencer al periodista de que la información es importante. Hay que plantearse si realmente tenemos algo que decir.
  • No enviar notas cada vez que la organización hace algo. Elegir el momento adecuado y noticiable.
  • La redacción debe ser fluida, directa, precisa y clara.
  • Debe tratar sólo un tema y cada párrafo expresar una idea. No repetir ideas.
  • Párrafos cortos.
  • Identificar los puntos fuertes del mensaje y ceñirse a ellos.
  • Evitar comunicados panfletarios.
  • El título tiene que ser atrayente y breve, nunca largo y ambiguo.
  • Facilita cifras, mapas o planos de localización, declaraciones interesantes y nombres concretos.
  • Revisar la nota antes de enviarla.

Consejos sobre forma

Los medios de comunicación reciben cientos de notas de prensa al día y deben elegir entre todas las más importantes y fiables para publicarlas.

A parte de por el nombre del remitente y el contenido, es muy común relacionar un buen diseño y una buena estética de una nota de prensa con una fuente de información interesante.

Además, la forma de la nota facilita su lectura, por eso recomendamos los siguientes consejos, aunque el primero es el sentido común y el segundo es tener en mente a quienes van a recibir esas notas:

  • Se redactan por una sola cara, sin subrayar nada, cuidando márgenes para que los y las periodistas anoten lo que consideren oportuno.
  • No abusar de la negrita, el subrayado, la cursiva y la mayúscula. Dificultan la lectura y sólo deben señalar aquello que es realmente importante.
  • Si se envían varias páginas, numerarlas.
  • Cuidar la imagen corporativa: logotipo, encabezado y estilo propio y diseño homogéneo para todas las notas.
  • No olvidar la fecha.
  • No utilizar tecnicismos o palabras poco conocidas. Si se utilizan, explicar su significado en un glosario o entre paréntesis.
  • Utiliza una tipografía legible, lo bastante grande para no tener que forzar la vista.
  • En correo-e, enviar la nota en formato de texto, nunca como una imagen.

Enviar la nota

Antes de enviar la nota, se debe definir a qué públicos se quiere dirigir y seleccionar los medios que suelen leer estos públicos.

Además hemos de reflexionar sobre el tiempo, la vía de envío y qué pasa tras enviar la nota.

Tiempo de envío

  • Anticiparse. Aprovecha como ganchos informativos los días internacionales, noticias urgentes o declaraciones. Si se responde más rápido que el resto, tenemos mayor posibilidad de que cuenten con nosotros.
  • Ten en mente a las personas que lo van a recibir. Por ejemplo, los periódicos cierran páginas muy pronto. Existen horarios concretos para los informativos de radio y televisión, y los y las periodistas necesitan tiempo para hacer su trabajo.
  • A veces es más fácil colar las notas, por ejemplo, en agosto por la sencilla razón de que no hay tantas noticias o gente enviando notas.

Vía de envío

  • La vía para transmitir o difundir el mensaje puede ser la carta franqueada, el teléfono, el fax, e-mail, página web o mensajero. Se puede recomendar uno por encima de los demás pero lo importante es que llegue.
  • Evidentemente, por su reducido coste, para las ONG el correo electrónico y la web son las herramientas más atractivas. Es recomendable crear en la web una sección que recopile todas las notas y el contacto con el gabinete.
  • Indicar qué se envía sobre el título: comunicado, dossier, convocatoria, etcétera.
  • Al enviar por correo-e, es fundamental no olvidar nunca incluir las direcciones de las y los destinatarios en el campo CCO (con copia oculta) para mantener en la privacidad las direcciones de otros medios. Enviar una copia visible de las direcciones es un error muy habitual que es molesto y causa mala impresión.
  • Al enviar por correo-e, facilita la impresión adjuntando la misma nota en un documento de un procesador de texto (Word, Office…), ya que al imprimir un mensaje de correo los márgenes se distorsionan. No enviar mensajes vacíos con la nota de prensa adjunta, ya que quien la recibe debe hacer más clics y la espera se alarga.
  • Informar del modo para no recibir más notas de prensa y el contacto para modificar la base de datos de contactos por si el o la remitente cambia de teléfono, cargo, dirección postal o de correo-e, por ejemplo.

Después del envío

  • Guardar y archivar todas las notas de prensa que se envían. Es muy recomendable publicar la nota de prensa en nuestra web y -si se da el caso- ampliarla con enlaces a publicaciones y otra documentación.
  • Seguimiento del comunicado. Llamar al periodista por teléfono para comprobar si lo ha recibido, qué va a hacer y facilitarle una mayor profundización. Es recomendable que esto se haga con notas de prensa contadas: las más significativas. Si no, el o la periodista se puede sentir acosado/a.
  • Estrechar las relaciones de trabajo con quienes reciben las notas dará a veces un mejor fruto ya que los y las profesionales reciben decenas y cientos al día y la nuestra no tiene por qué ser especial entre todas.
  • Si tras publicar la nota, el o la periodista ha avisado a la entidad, es recomendable contactar con esta persona para agradecérselo.
  • La forma de mejorar esas relaciones es convertirse en facilitador, enviando notas bien redactadas que no haya que rehacer (se trata casi de dar el trabajo hecho) e intentando apoyar la documentadión de quien edite la nota sugiriendo entrevistas, enviando fotografías y contactos o cualquier otro recurso que pueda interesar.
  • Suscribirse a todos los medios de comunicación a los que se envía la información, clasificar y archivar todo lo publicado.
  • Analizar y evaluar cómo se ha transformado la información y reflexionar si se ha transmitido respetuosa y rigurosamente.